Chủ động xử lý tình huống khi tổ chức sự kiện

Khi tự tổ chức một sự kiện của doanh nghiệp, các nhà quản trị phải đối mặt với nhiều thử thách và nếu không có kinh nghiệm hoặc không biết cách xử lý nhanh các tình huống đột xuất thì nhiều trục trặc không mong muốn có thể xảy ra.

Làm sao để tất cả các khách trong danh sách mời đều chắc chắn biết là sự kiện sẽ diễn ra tại địa điểm ấy, giờ ấy, ngày ấy? Liệu tất cả mọi người sẽ đến đông đủ? Điều gì khiến mọi người có cảm giác thiếu phấn chấn? Những kinh nghiệm chủ động chuẩn bị dưới đây sẽ giúp bạn loại bỏ những mối lo trong việc tổ chức sự kiện để tập trung vào nội dung quan trọng của sự kiện.

Để mọi khách mời đều hiện diện

Điều cốt lõi tại đây chính là cách quảng bá sự kiện sắp diễn ra một cách nhiệt thành nhất. Ngoài thư mời chính thức có đoạn cuối đề nghị xác nhận tham dự (RSVP), nên tuyên truyền về sự kiện thông qua các áp phích, hình ảnh đặt trong văn phòng hoặc cửa hàng, trên website, blog hoặc các trang truyền thông xã hội. Đừng quên sử dụng email tiếp thị vì tại đó có thể thông tin được mọi chi tiết của sự kiện, gửi đi những cập nhật mới nhất và gửi kèm cả chương trình khuyến mãi hoặc chế độ chiết khấu mới nhất. Email tiếp thị gửi đi một ngày trước khi tổ chức sự kiện sẽ nhắc nhở các khách mời không quên lời hứa tham dự của họ.

Giúp cho các khách mời dễ dàng hòa nhập với nhau

Việc đeo bảng tên quả thật có thể gây phiền hà ít nhiều cho khách mời nhưng đó là cách tốt để mọi người dễ biết được tên tuổi nhau và bắt tay làm quen rồi trò chuyện. Nếu được, hãy đính kèm thêm một chút thông tin thú vị về đặc điểm nổi trội của từng người để các vị khách dễ bắt chuyện hơn. Nên đặt nước giải khát, thức ăn và ghế ngồi tại nhiều điểm khác nhau để giúp mọi người dễ dàng đi lại trong khu vực đón khách và tại phòng dạ tiệc.

Nếu có khách đến quá sớm hoặc khách lưu lại quá trễ

Mọi thứ cần thiết đều phải ở trạng thái sẵn sàng trước khi những vị khách đến sớm nhất xuất hiện. Dù chương trình của sự kiện đã được giới thiệu trong thư mời và trên các phương tiện tuyên truyền khác, vẫn nên in ra một số tờ để trao cho khách nhằm giúp họ nắm bắt dòng thời gian của buổi tiệc (nhất là trong trường hợp có sự thay đổi thứ tự chương trình vào giờ chót). Khi thời điểm khai mạc đã đến, hãy cho nhân viên đến bên cạnh khéo léo nhắc nhở khách. Tương tự, khi buổi tiệc đã hạ màn, bằng cử chỉ lịch sự và nhẹ nhàng, nhân viên lại là người nhắc nhở khách đến lúc nên ra về.

Nếu có những vị khách không mời mà đến

Khó lòng tránh được khả năng gặp phải một vài vị khách không trong danh sách mời vì họ là bạn thân của khách được mời chính thức. Có thể trong số đó có người từng là nhân viên cũ của doanh nghiệp hoặc đối thủ cạnh tranh, nhưng dù họ là ai thì cũng phải tiếp đón lịch sự, không nên thể hiện cách đối xử nhạt nhẽo. Hẳn nhiên, càng không nên nói ra những điều không hay về người ấy trước đám đông.

Nếu khách mời quá say sưa với rượu bia

Đây là điều rất có thể xảy ra, cho dù ai cũng biết rằng uống quá nhiều bia rượu trong lễ tiệc sau sự kiện là không nên. Để giải quyết những trường hợp quá chén trong buổi tiệc, nên chủ động nhắc nhở bộ phận tiếp rượu và quầy bar chỉ cung cấp vừa đủ lượng thức uống có cồn. Nếu vị khách nào đề nghị thêm thì nhân viên tiếp đồ uống sẽ khéo léo mời dùng nước trái cây, cà phê hoặc nước suối. Trường hợp ai đó sớm bị say, nên gọi taxi hoặc cho nhân viên chở khách về.